Полевые заметки проектного менеджера

Ирина Букова

проектный менеджер 2br.agency

Профилактика

здоровое общение

Задача брифинга — найти боли и задачи, которые стоят у бизнеса. Так вы учитываете не только техническую сторону, но и сам продукт, аудиторию и ее интересы. Работа без брифа может стоить месяцев кропотливой работы.

Управление содержанием (Бриф и Scoping)

Главный враг проекта — «Scope Creep» (расползание границ). Жесткий бриф — это не бюрократия, это юридическая защита бюджета.

· Инструмент: качественный бриф с четким объемом работ (SOW). В классике ПМ это WBS (Work Breakdown Structure).

· Совет: не показывать клиенту черновики, пока они не готовы. В Agile это называется «Definition of Done» (DoD) — критерий готовности задачи. Без него правки бесконечны.

Что делает брифинг плохим:

Нет письменного брифа — или вообще никакого.
Команда не может задать уточняющие вопросы.
Итоговый бриф слишком длинный.
Непонятны цели, задачи, сроки и способы реализации, а также исполнители.

Как правильно провести брифинг

Составьте форму брифа, которую вы отправите клиенту на заполнение.
Когда вы получите бриф от клиента, чекните его на адекватность. Пока вы будете изучать док, убедитесь в том, что у вас не осталось вопросов к клиенту. Или задайте их.
Проведите брифинг в форме личной встречи или созвона с клиентом.
Убедите сотрудников задавать вопросы. Объясните, что это не делает их глупыми в глазах клиента — и не роняет уровень агентства.

Здоровые встречи

Ежедневные совещания о каждом чихе проектной команды бесполезны и отнимают много времени. Когда совещания действительно нужны:

Брифинги по проектам.

Нет такого проекта, который можно запустить без брифа — риск неудач слишком велик. Подготовьте список вопросов и обсудите с клиентом, какие цели он хочет достичь с вашей помощью. Проговорите сроки, стоимость и способы реализации работы — и дождитесь согласования клиента до того, как приступать к выполнению.
Презентация работы заказчику.

Если заказчик получит презентацию со стратегией без встречи или созвона, он может неправильно понять какие-то моменты. Это приведет к заблуждениям и негативному настрою по отношению к вашей работе. В личном общении это можно сразу объяснить.

Правила продуктивного совещания:

Четко формулируйте цель встречи;
Если команда должна подготовить отчет о выполненных KPI или собрать презентацию о работе над проектом, предупредите заранее, а не за пять минут до встречи;
Давайте команде высказаться и не перебивайте;
Не тратьте время зря: если вы закладывали час на совещание, а обсудили все вопросы за сорок минут, не маринуйте сотрудников оставшееся время;
Составьте план следующих действий и озвучьте для всех;
После совещания резюмируйте все принятые решения (Sum-up).